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Contabilidade integrada, automática e em tempo-real

Por Telma António | 14 Maio 2019

Sistemas integrados de contabilidade podem simplificar e agilizar a forma como as organizações operam, com fortes impactos positivos, quer no seu crescimento, quer na sua rentabilidade.


O que é um sistema de contabilidade integrada?

Um sistema de contabilidade integrada é um sistema que gera automaticamente os lançamentos em sede de contabilidade sempre que nele é registada ou realizada uma operação com impacto financeiro. Isto significa que todos os lançamentos contabilísticos relativos a inventários, compras, vendas, vencimentos, imobilizado são feitos logo que ocorra, por exº, uma venda na loja online, uma expedição de material no armazém, o registo de uma fatura de fornecedor, um pagamento feito a um cliente, um processamento de vencimento etc.

A forma como são lançados e caracterizados estes movimentos é pré-parametrizada no sistema, via configurações, permitindo a adequação a todas as situações e critérios contabilísticos necessários, nomeadamente conforme o setor e a dimensão da empresa.


Posto isto, quais são na prática as principais vantagens que a utilização de um sistema de contabilidade integrada traz às empresas?

1) Eliminar a necessidade de re-inserção de dados

Dado que todas as operações do ERP geram elas próprias os correspondentes lançamentos contabilísticos, deixa de ser necessário essa informação ser lançada, normalmente por via manual, num sistema externo de contabilidade


2) Assegurar maior qualidade nos dados contabilísticos

Como a geração dos dados contabilísticos é baseada nas operações já registadas e validadas no ERP, e é feita de forma automática pelo sistema, assegura-se uma total correção dos lançamentos efetuados, quer em termos de valores, quer em termos de critérios de lançamento.


3) Ter toda a informação contabilística em tempo-real

Como a contabilidade é feita na hora, qualquer relatório financeiro reflete a realidade da empresa ao momento, eliminando quaisquer delay na obtenção desta informação


4) Permitir que os processos analíticos sejam feitos automaticamente

Além da contabilidade financeira, também toda a componente analítica e centros de custo é lançada sempre que é realizada uma operação no ERP. Desta forma, também toda esta informação está disponível em tempo-real.


5) Verificação e conferência automática dos dados de custo

Torna-se igualmente automática a deteção de desvios e não conformidades orçamentais, possibilitando que alertas e avisos sejam despoletados pelo sistema em determinadas situações


6) Permitir o uso de sistemas de lançamentos contabilísticos mecanizados

O uso de um sistema externo de mecanização de contabilidade, como o DocDigitizer, permite que todo o controlo de gestão e introdução de contabilidade relativa a fornecedores e despesas seja feita com base na simples digitalização dos documentos


7) Simplificar os processos financeiros, gerando ganhos de produtividade

Dado que a quase totalidade da contabilidade passa a ser feita pelo sistema de forma automática, são gerados enormes ganhos de produtividade, permitindo aos membros do Dep. Financeiro e de Contabilidade, desempenharem papéis mais diferenciados e de maior valor acrescentado para a organização


8) Acelerar e melhorar os processos de decisão da empresa

Melhor informação gera melhores decisões, pelo que uma organização que dispõe deste género de sistemas e acesso a informação pode reagir e adaptar-se muito mais rapidamente a qualquer alteração do mercado, ultrapassando a sua concorrência.


9) Permitir a adequação e conformidade às novas normas e legislação fiscal

Com a introdução das alterações e normas associadas ao ficheiro SAFT da contabilidade, todas as organizações são compelidas pela Autoridade Fiscal a processarem a sua contabilidade com um delay cada vez menor face às datas das operações físicas. Um sistema de contabilidade integrada assegura logo à partida esta obrigação.


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