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Como antecipar os pagamentos dos seus clientes?

Por Telma António | 7 Novembro 2019

Uma solução de automatização de faturação pode trazer-lhe inúmeras vantagens, e, em particular, auxiliar a sua tesouraria e gestão diária.
Neste artigo procuramos explicar-lhe de forma clara quais são esses benefícios, e como estes processos são implementados no software de gestão. 

Antecipação da emissão das faturas
A geração automática de faturas, quer sejam faturas recorrentes - de subscrições/avenças - quer sejam faturas de operações - encomendas ou serviços prestados - permite que consiga emitir os documentos alguns dias mais cedo, dando-lhe mais tempo para confirmar que estão conforme e validá-los na data pretendida. Ao antecipar a emissão dos documentos irá melhorar as suas finanças de imediato, dado que garante que não haverá atrasos na faturação e que as faturas serão por conseguinte pagas mais rapidamente.

Eliminação de erro humano
Inúmeras vezes as faturas não são pagas atempadamente porque o cliente reclama falta de informação, ou erros constantes no documento, especialmente, quando o mesmo é editado manualmente (como por exº ausência do nº da PO, valores incorretos, condições de pagamento trocadas). A automatização da faturação garante-lhe que todos os pressupostos, informação relevante e valores são transpostos com total exatidão para as faturas, sem quaisquer omissões ou falhas.

Erradicar esquecimentos e perdas
Ocasionalmente algumas faturas podem ficar por emitir, gerando perdas financeiras. Assegurar que tudo o que existe para faturar é faturado e a horas, deverá ser uma prioridade sua. Com um sistema de informação poderá facilmente criar emails alerta que lhe relembrem de tarefas  ou encomendas por faturar, podendo definir critérios temporais para o efeito (exº alerta para entregas por faturar há mais de X dias).

Aumento de produtividade e redução de custos administrativos
Ao automatizar a sua faturação, poderá libertar os seus colaboradores administrativos para outras atividades que criem maior valor para a sua empresa. Este tipo de otimização e racionalização de processos pode inclusive permitir-lhe o adiamento de novas contratações, com a correspondente poupança operacional.

Melhor transparência e reporting ao cliente
Ao criar e definir os formatos das comunicações com detalhe (email, carta ou SMS), poderá apresentar toda a informação necessária à conferência e posterior pagamento dos documentos. A normalização e simplificação da informação permitirá também ao cliente identificar melhor a que refere o documento, eliminando delays desnecessários no seu pagamento.

Integração com sistemas de pagamentos
Além de automatizar todo processo, poderá também integrar a sua faturação com sistemas de pagamento automáticos (seja Visa, MB, Payshop, Débitos Diretos, etc). Estes sistemas permitem-lhe dar a opção ao cliente de efetuar o pagamento de forma cómoda, com notificação e registo automático no seu software. Poderá até mesmo debitar diretamente o valor do documento ao cliente (no caso da utilização de Débitos Diretos), recebendo o valor de imediato.

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