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Eventos - Como organizar sem perder o fio à meada

Por Luis Antunes | 9 Março 2017

Na organização de eventos é necessária muita agilidade e rigor, não existindo lugar para o erro. Assim, quando se acumula uma grande quantidade de tarefas, o controlo da execução e do cumprimento de prazos das mesmas torna-se uma tarefa bastante complexa, podendo facilmente perder-se o fio à meada.

Apresentamos neste artigo algumas dicas essenciais para que nada falhe quando organizar um evento, bem como a forma de utilizar o Odoo para dar resposta a esse desafio.

Planeamento e coordenação
Considere e analise cuidadamente aspectos tais como, onde e quando será o evento ou qual será o público-alvo, fornecendo expectativas realistas sobre a sua capacidade para cumprir.
  • Identifique e defina os prazos para cada atividade
  • Analise os custos e prepare o orçamento;
  • Escolha um local com as características desejadas
  • Envie convites para os oradores e palestrantes
  • Prepare os convites e o programa do evento;
Comece a ação
Após o devido planeamento, deverá então pôr a rolar o seu evento e garantir o seu sucesso, dando-lhe o máximo de visibilidade e garantindo que todas as atividades de preparação associadas são executadas de acordo com o planeado
  • Aprove o orçamento e inicie a execução das diferentes atividades
  • Inicie campanhas de marketing nas redes sociais como o Facebook, Twitter, etc;
  • Publicite o evento através da comunicação social, proceda ao envio de emails, prepare as brochuras, etc;
  • Contrate serviços adicionais, tais como catering, fotógrafos, etc
Mantenha-se ativo 24/36 horas antes do evento 
Os últimos dias deverão ser utilizados da forma mais eficiente possível para que o evento seja um sucesso. Analise em que ponto se encontra a execução de todas as atividades e corrija eventuais desvios, colabore com os patrocinadores, oradores e elementos da sua equipa. 
  • Assegure-se de que todas as atividades irão ocorrer sem atrasos, inclusive os serviços de transporte, e a recepção dos convidados que se deslocam de fora. 
  • Confirme os últimos pormenores do local, tais como as luzes, decoração, hospedeiras, seguranças, serviço de catering…
  • Prepare um plano ao minuto de todo o evento.
Chegou o dia D.
Depois de todo o trabalho, chegou então o dia esperado. É nesta altura que tem de se assegurar que está tudo no local e que nada vai falhar.
  • Chegue ao local do evento algumas horas antes com os elementos da sua equipa e colaboradores. 
  • Teste todos os equipamentos como acessos wi-fi, sistema de som, microfones, computadores, projetores, etc.
  • Distribua o espaço reservado para os patrocinadores de forma a que eles possam colocar os seus anúncios.
  • Assegure-se que tem todos os detalhes acerca dos convidados especiais para evitar qualquer erro.
  • Confirme o armazenamento de comida, água, flores, etc.
  • Prepare uma boa recepção e apoio aos convidados.
Aprenda com todos os eventos
O evento termina e recebe uma boa apreciação aos seus esforços, mas ainda assim, existem oportunidades de melhoria. 
Após o evento procure recolher informação o mais detalhada possível junto dos participantes e entender as suas reações, quais eram as suas expectativas e o impacto do evento. Desta forma vai obter informações importantes que o poderão ajudar a melhorar as suas capacidades de organização e ter em conta o feedback dos participantes no próximo evento. 

Como o Odoo o pode ajudar
Por forma a organizar qualquer tipo de evento sem falhas, utilize como base o módulo de Gestão de Eventos, que cobre todos os aspetos que precisa de gerir: organização, visibilidade, promoção, inscrição e venda de entradas.

Crie o seu site com o módulo de Website, e divulgue online a informação importante do seu evento. Será no seu site que irá também receber todas as inscrições e pagamentos, dado que este módulo está 100% integrado com os restantes. Poderá também, de forma dinâmica, interagir com o seu publico, através de publicação das novidades no Blog

Para promover e publicitar o seu evento utilize o módulo de Marketing , que lhe permitirá enviar os convites, bem como emails de divulgação para mailing lists que poderá criar, gerir e segmentar conforme as necessidades.

Planeeie todas as tarefas e monitorize desvios nos seus prazos no módulo de Gestão de Projeto. Controle também os custos gerais por cada uma das rubricas registando as respetivas despesas.

Utilize a ferramenta de Survey/Questionários para criar questionários de satisfação, medir a performance do seu evento e receber sugestões sobre o que melhorar.
 
Simplifique todo o processo de organização do seu evento com a ajuda do seu Odoo.

Contacte-nos para saber mais.

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