Na organização de eventos é necessária muita agilidade e rigor, não existindo lugar para o erro. Assim, quando se acumula uma grande quantidade de tarefas, o controlo da execução e do cumprimento de prazos das mesmas torna-se uma tarefa bastante complexa, podendo facilmente perder-se o fio à meada.
Apresentamos neste artigo algumas dicas essenciais para que nada falhe quando organizar um evento, bem como a forma de utilizar o Odoo para dar resposta a esse desafio.
Planeamento e coordenação
Considere e analise cuidadamente aspectos tais como, onde e quando será o evento ou qual será o público-alvo, fornecendo expectativas realistas sobre a sua capacidade para cumprir.
Identifique e defina os prazos para cada atividade
Analise os custos e prepare o orçamento;
Escolha um local com as características desejadas
Envie convites para os oradores e palestrantes
Prepare os convites e o programa do evento
Comece a ação
Após o devido planeamento, deverá então pôr a rolar o seu evento e garantir o seu sucesso, dando-lhe o máximo de visibilidade e garantindo que todas as atividades de preparação associadas são executadas de acordo com o planeado
Aprove o orçamento e inicie a execução das diferentes atividades
Inicie campanhas de marketing nas redes sociais como o Facebook, Twitter, etc;
Publicite o evento através da comunicação social, proceda ao envio de emails, prepare as brochuras, etc;
Contrate serviços adicionais, tais como catering, fotógrafos, etc
Mantenha-se ativo 24/36 horas antes do evento
Os últimos dias deverão ser utilizados da forma mais eficiente possível para que o evento seja um sucesso. Analise em que ponto se encontra a execução de todas as atividades e corrija eventuais desvios, colabore com os patrocinadores, oradores e elementos da sua equipa.
Assegure-se de que todas as atividades irão ocorrer sem atrasos, inclusive os serviços de transporte, e a recepção dos convidados que se deslocam de fora.
Confirme os últimos pormenores do local, tais como as luzes, decoração, hospedeiras, seguranças, serviço de catering…
Prepare um plano ao minuto de todo o evento.
Chegou o dia D.
Depois de todo o trabalho, chegou então o dia esperado. É nesta altura que tem de se assegurar que está tudo no local e que nada vai falhar.
Chegue ao local do evento algumas horas antes com os elementos da sua equipa e colaboradores.
Teste todos os equipamentos como acessos wi-fi, sistema de som, microfones, computadores, projetores, etc.
Distribua o espaço reservado para os patrocinadores de forma a que eles possam colocar os seus anúncios.
Assegure-se que tem todos os detalhes acerca dos convidados especiais para evitar qualquer erro.
Confirme o armazenamento de comida, água, flores, etc.
Prepare uma boa recepção e apoio aos convidados.
Aprenda com todos os eventos
O evento termina e recebe uma boa apreciação aos seus esforços, mas ainda assim, existem oportunidades de melhoria. Após o evento procure recolher informação o mais detalhada possível junto dos participantes e entender as suas reações, quais eram as suas expectativas e o impacto do evento. Desta forma vai obter informações importantes que o poderão ajudar a melhorar as suas capacidades de organização e ter em conta o feedback dos participantes no próximo evento.
Como o Odoo o pode ajudar
Por forma a organizar qualquer tipo de evento sem falhas, utilize como base o módulo de Gestão de Eventos, que cobre todos os aspetos que precisa de gerir: organização, visibilidade, promoção, inscrição e venda de entradas.
Crie o seu site com o módulo de Website, e divulgue online a informação importante do seu evento. Será no seu site que irá também receber todas as inscrições e pagamentos, dado que este módulo está 100% integrado com os restantes. Poderá também, de forma dinâmica, interagir com o seu publico, através de publicação das novidades no Blog,
Para promover e publicitar o seu evento utilize o módulo de Marketing, que lhe permitirá enviar os convites, bem como emails de divulgação para mailing lists que poderá criar, gerir e segmentar conforme as necessidades.
Planeeie todas as tarefas e monitorize desvios nos seus prazos no módulo de Gestão de Projeto. Controle também os custos gerais por cada uma das rubricas registando as respetivas despesas.
Utilize a ferramenta de Survey/Questionários para criar questionários de satisfação, medir a performance do seu evento e receber sugestões sobre o que melhorar.
Simplifique todo o processo de organização do seu evento com a ajuda do seu Odoo.
Contacte-nos para saber mais.