O Odoo dispõe de ferramentas que permitem validar os dados da contabilidade e dar alerta ou erros sobre os mesmos.
Para resolução dos mesmos devem aplicar os seguintes processos:
1)Movimentos contabilísticos em rascunho
Identificação dos movimentos contabilísticos em rascunho inseridos manualmente ou que advém de outros módulos do Odoo.
Para sua resolução deverá consultar os movimentos contabilísticos no menu: Faturação/Contabilidade > Gestor > Movimentos do Diário e agrupar a informação por Estado:
Validar os movimentos contabilísticos no estado Não Lançado, caso se aplique:
2)Documentos de clientes em rascunho
Identificação dos documentos fiscais de vendas em rascunho, nomeadamente Faturas, faturas simplificadas, Notas de Crédito e Notas de Débito.
Para sua resolução deverá aceder ao menu dos documentos: Faturação/Contabilidade > Vendas > Faturas/ Faturas Simplificadas/ Notas de Crédito ou Notas de Débito
Posteriormente agrupar a informação por Estado.
Consultar os documentos no estado Rascunho e caso se aplique os clicar em validar:
3)Documentos de fornecedor em rascunho
Identificação dos documentos fiscais de compra em rascunho, nomeadamente Faturas, Notas de Crédito e Notas de Débito.
Para sua resolução deverá aceder ao menu dos documentos: Faturação/Contabilidade > Compras > Faturas/ Notas de Crédito ou Notas de Débito
Posteriormente agrupar a informação por Estado.
Consultar os documentos no estado Rascunho e caso se aplique clicar em validar:
4)Plano de contas - Contas sem ascendente
Identificação das contas definidas no plano contas em que não esteja configurada a conta Ascendente.
Para sua resolução deverá aceder ao plano de contas: Faturação > Gestor > Plano de contas
Posteriormente Pesquisar/filtrar a conta pretendida, clicar no botão Editar, preencher o campo Conta Ascendente e por fim clicar no botão Guardar a informação:
5) Plano de contas - Contas de movimento sem taxonomia
Identificação das contas definidas no plano contas cujo o tipo de conta seja diferente de Vista em que não esteja configurado uma Taxonomia.
Para sua resolução deverá aceder ao plano de contas: Faturação > Gestor > Plano de contas
Posteriormente Pesquisar/filtrar a conta pretendida, clicar no botão Editar, preencher o campo Taxonomia e por fim clicar no botão Guardar a informação:
6) Plano de contas - Contas do tipo "Vista" com movimentos contabilísticos
Identificação das contas definidas no plano contas cujo o tipo de conta seja Vista (contas totalizadoras) e que existam movimentos contabilísticos associados à conta.
Para sua resolução deverá aceder ao plano de contas: Faturação > Gestor > Plano de contas
Posteriormente Pesquisar/filtrar a conta pretendida, clicar no botão Editar, alterar o campo Tipo para configuração de um tipo diferente de vista e por fim clicar no botão Guardar.
Através do plano de contas é possível consultar dos movimentos contabilísticos associados à conta através da funcionalidade Ação > Itens do Diário.
7) Plano de contas - Contas sem tipo de conta
Identificação das contas definidas no plano contas em que o campo tipo não esteja configurado.
Para sua resolução deverá aceder ao plano de contas: Faturação > Gestor > Plano de contas
Posteriormente Pesquisar/filtrar a conta pretendida, clicar no botão Editar, Alterar o campo Tipo para associação de um tipo e por fim clicar no botão Guardar.
8) Movimentos contabilísticos com múltiplos parceiros
Identificação dos movimentos contabilísticos com associação de múltiplos parceiros, sendo que estes movimentos contabilísticos não são permitidos no SAFT da contabilidade.
Para sua resolução deverá consultar os movimentos contabilísticos no menu: Faturação/Contabilidade > Gestor > Movimentos do Diário e pesquisar pelo lançamento contabilístico identificado no validador:
O movimento contabilístico deve ser Alterado e/ou repartido por forma a constar apenas um parceiro em cada movimento.
9) Faturas de Fornecedor com Data de Contabilidade superior a 90 dias
Por questões legais e em termos contabilísticos o Odoo dá um aviso quando o movimento contabilístico tem uma diferença superior a 90 dias entre a data do movimento e a data contabilística.
Caso se trate de um erro, será necessário alterar o movimentos contabilístico, por forma a indicar a data correta.
Para sua resolução deverá consultar os movimentos contabilísticos no menu: Faturação/Contabilidade > gestor> Movimentos do Diário
Carregar em Cancelar Movimento e no botão Editar por forma a proceder às devidas alterações e por fim carregar em no botão Lançar.
10) Movimentos com Saldo desfasados (Total de débito é diferente do total a crédito)
Se por algum motivo no movimento contabilístico o valor total a débito for diferente do valor total a crédito, o mesmo deve ser corrigido.
Para sua resolução deverá ser consultados o movimento contabilístico no menu: Faturação/Contabilidade > Gestor > Movimentos do Diário
Carregar em Cancelar Movimento e no botão Editar por forma a proceder às devidas alterações e por fim carregar em no botão Lançar.
11) Notas de Crédito sem motivo de Regularização
Para extrair corretamente a declaração de IVA, nomeadamente o anexo de regularização dos campos 40 e 41 será necessário indicar o motivo de regularização nas notas de crédito de cliente de de fornecedor.
Para resolução deste ponto deverá consultar os documentos identificados e proceder ao preenchimento do campo Motivo de regularização dos documentos identificados:
Faturação/Contabilidade > Vendas/Compras> Notas de Crédito.
12) Empresas sem campo taxonomia preenchido
Para extração do ficheiro SAFT da contabilidade é necessário identificação do critério de taxonomia aplicável à empresa, desta forma é identificado se o campo se encontra devidamente preenchido.
Para resolução deste ponto deve ser preenchido o campo Taxonomia no seguinte menu: Faturação/Contabilidade > Configuração > Gestão > Taxonomia
13) Anos Fiscais sem Períodos
Alerta para identificação de anos fiscais para os quais não estão definidos os devidos períodos fiscais.
Para resolução deste ponto pode consultar o How To Como criar períodos fiscais
14) Movimentos sem Períodos
Alerta dos movimentos contabilísticos sem períodos contabilísticos definidos, que irão gerar erros de incoerência nas declarações fiscais.
Para sua resolução deverá aceder ao menu: Faturação/Contabilidade > Gestor > Movimentos do Diário e consultar os movimentos contabilísticos identificados na validador:
Carregar em Cancelar Movimento, carregar no botão Editar para proceder à selecção do período correspondente no campo Período e por fim carregar em no botão Lançar.
15) Períodos - A data do movimento contabilístico é diferente do período fiscal
Alerta dos movimentos contabilísticos cujo período contabilístico não corresponde à data do movimento contabilístico, que irão gerar erros de incoerência nas declarações fiscais.
Para sua resolução deverá aceder ao menu: Faturação/Contabilidade > Gestor > Movimentos do Diário e consultar os movimentos contabilísticos identificados na validador:
Carregar em Cancelar Movimento, carregar no botão Editar para proceder à alteração do período correspondente no campo Período e por fim carregar em no botão Lançar.
16) Documentos sem Posição Fiscal
Alerta dos documentos de venda e compras sem informação no campo posição fiscal.
Para sua resolução deverá aceder ao menu: Faturação > Clientes/Fornecedor, carregar no Botão Editar e preencher o campo Posição Fiscal.