Nota Prévia: Para configurarmos o seu Odoo para envio em tempo real dos documentos de transporte, necessitamos do seu sub-utilizador com permissões de envio de documentos de transporte, do Portal das Finanças. 

Uma guia é um documento comprovativo de acompanhamento de transporte de mercadorias ou bens de circulação. Existem três tipos de guias, a saber, guia de remessa, guia de transporte e guia de devolução. A distinção dos documentos deve-se à sua natureza:

• Uma guia de remessa é utilizada para comprovar que há ou irá haver transporte de bens ou prestação de serviços;
• Uma guia de transporte segue com o bem durante o transporte;
• Uma guia de devolução acompannha a devolução de um bem.

Um documento é cosiderado uma guia se conter os seguintes elementos, razão pela qual uma fatura pode ser utlizada como guia (Se emitida em triplicado):

• Nome, firma ou denominação social do remetente dos bens;
• Domicílio ou sede do remetente dos bens;
• Número de identificação fiscal do remetente dos bens;
• Nome, firma ou denominação social do destinatário ou adquirente dos bens;
• Domicílio ou sede do destinatário ou adquirente dos bens;
• Número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando este é sujeito passivo de IVA (art.º 2.º do CIVA);
• Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
• Locais de carga e descarga;
• Data e a hora em que se inicia o transporte.

O Odoo permite criar qualquer uma das guias de três formas distintas (1), (2) e (3):

Passo 1:  No módulo Faturação/Contabilidade > Guias > Criar Guia

Neste menu, poderá seleccionar o tipo de guia pretendido. A informação a preencher é a mesma, ocorrendo variação apenas na natureza da guia.

Passo 2.1: No módulo Vendas > a Ordem de Venda > Entrega

Passo 2.2: Acção > Criar Guia

Passo 3.1: No módulo Compras > a Ordem de Compra > Expedição

Passo 3.2: Acção > Criar Guia

Seja qual for o caminho escolhido, o formulário da guia é o mesmo.

No módulo Faturação tem também a possibilidade de consultar as Guias a Faturar, as Guias a Enviar e ainda consultar as Listagens de Códigos, isto é, consultar guias por datas (de expedição ou intervalo de tempo) ou matrícula do veículo de transporte.

Irá ser impresso um relatório Listagem de Códigos com as informações das guias filtradas, incluindo os respectivos códigos provenientes da AT. Serão estes os códigos que deverão acompanhar o transporte das mercadorias.