Nota Prévia: Para configurarmos o seu Odoo para envio em tempo real dos documentos de transporte, necessitamos do seu sub-utilizador com permissões de envio de documentos de transporte, do Portal das Finanças. 

Uma guia é um documento comprovativo de acompanhamento de transporte de mercadorias ou bens de circulação. Existem 5 tipos de guias, a saber, guia de remessa, guia de transporte, guia de devolução, Guia de consignação e guia global. A distinção dos documentos deve-se à sua natureza:

• Uma guia de remessa é utilizada para comprovar que há ou irá haver transporte de bens ou prestação de serviços;
• Uma guia de transporte segue com o bem durante o transporte;
• Uma guia de devolução acompanha a devolução de um bem;
• Uma guia de consignação que movimenta mercadorias que ainda não foram vendidas;
• Uma guia global que pode uma guia de transporte ou guia de remessa mas sem informação do destinatário.

Um documento é considerado uma guia se conter os seguintes elementos, razão pela qual uma fatura pode ser utlizada como guia (Se emitida em triplicado):

• Nome, firma ou denominação social do remetente dos bens;
• Domicílio ou sede do remetente dos bens;
• Número de identificação fiscal do remetente dos bens;
• Nome, firma ou denominação social do destinatário ou adquirente dos bens;
• Domicílio ou sede do destinatário ou adquirente dos bens;
• Número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando este é sujeito passivo de IVA (art.º 2.º do CIVA);
• Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
• Locais de carga e descarga;
• Data e a hora em que se inicia o transporte.

O Odoo permite criar qualquer uma das guias de duas formas distintas (1), (2):

Passo 1:  No módulo Faturação > Guias > Selecionar o tipo de guia > Criar guia.

Neste menu, poderá seleccionar o tipo de guia pretendido. A informação a preencher é a mesma, ocorrendo variação apenas na natureza da guia

Passo 2.1: No módulo Vendas > a Ordem de Venda > Entrega

Passo 2.2: Criar Guia.

Seja qual for o caminho escolhido, o formulário da guia é o mesmo.

No módulo Faturação tem também a possibilidade de consultar as Guias a Faturar, as Guias a Enviar.