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Software de Gestão: O que deve ter em conta na tomada de decisão

Por Inês Pestana Lopes | 10 Outubro 2015

O Software de Gestão é a ferramenta de trabalho essencial para otimizar os processos na sua empresa, e que pode delimitar a diferença entre o sucesso e o fracasso do seu negócio.

 

Hoje, o desafio colocado é a escolha adequada de uma das inúmeras soluções disponíveis no mercado, e encontrar o que é realmente adequado para si.

 

Então, a questão pertinente: como é que pode encontrar o(s) software(s) mais adequados ao seu negócio? Ou quais é que vão verdadeiramente ajudá-lo a agilizar o seu serviço, os seus processos e, finalmente, tornar o seu negócio mais rentável?

 

Abaixo referenciamos cinco pontos importantes a ter em conta e que se aplicam no processo de escolha do software para a sua empresa.

 

Funcionalidades e Necessidades

 

Cada negócio é diferente, e ao mesmo tempo que as características de um determinado software podem funcionar perfeitamente num negócio, podem ser dispensáveis para outro. A sua estratégia deve focar-se em delinear quais os objetivos que realmente pretende alcançar e como é que o produto consegue dar suporte às tarefas de forma adequada sem perder muito tempo com as mesmas. Por exemplo, se a sua  empresa é de venda de carros usados, pode optar por um CRM onde permita que se armazene fotos de carros, bem como as suas principais caraterísticas, histórico de serviço, detalhes NCT, bem como quaisquer acidentes anteriores, etc. Imagine que a sua empresa é uma companhia de seguros, talvez fizesse mais sentido módulos vocacionados para a gestão, gestão da comunicação, gestão de propostas, gestão de sinistros etc.

 

Capacidade de Evolução e Adaptação

 

A sua empresa está sempre em constante mudança  devido às tendências das indústrias, o aumento do número de funcionários, a mudança nos processos da empresa, etc. A evolução é uma constante, e, por isso, é importante conseguir acompanhá-la!

Antes de escolher uma plataforma não se pode esquecer de perguntar o quão customizável ela é. Dessa forma, se as suas necessidades se alterarem no futuro, ou mesmo que haja um crescimento exponencial do seu negócio, é expectável que o software se adapte à nova realidade. Esta é uma área onde os sistemas Open Source se podem destacar como uma boa escolha, dado que podem ser facilmente adaptados, e a um custo relativamente baixo, porque o código fonte totalmente é aberto.

 

Facilidade de Integração

 

A facilidade de integração entre os diversos módulos é uma das caraterísticas mais importantes do seu Software de Gestão. Numa empresa, naturalmente, existem vários processos que são realizados diariamente. A sua escolha deve recair sobre um software que facilite e optimize o seu esforço, ao invés de o tornar mais complexo. Preferencialmente, será importante que os fluxos de trabalho se integrem naturalmente, num só software, mediante as necessidades da sua empresa e de cada utilizador.

O software deverá também estar integrado com os mais diversos sistemas externos desde a Autoridade Tributária, Segurança Social, Bancos com que trabalha, além de sistemas específicos ao seu sector, para evitar ao máximo a redundância na inserção de dados, agilizando assim os processos administrativos da sua empresa. 


O Fornecedor

 

O fator mais importante neste capítulo é que a sua empresa opte por um implementador com referências no mercado e com um histórico de projetos bem sucedidos. A escolha deve recair em alguém que domine o sistema a implementar, estando sempre disponível para acompanhar em todo o processo de formação e consultoria.

Além deste fator, é importante que o implementador tenha experiência no seu negócio e sector, independentemente da dimensão da sua empresa, dado que poderá contribuir com uma visão de valor acrescentado, com impactos ao nível da revisão e enquadramento dos processos ao novo software. Deve ter em conta também a comunidade de utilizadores do seu fornecedor ao nível do sistema a implementar, uma vez que eles representam também uma segurança em termos do suporte prático e evolução à utilização do software.

 

Orçamento Vs. Custo


Partir do princípio que ao escolher o software mais caro, este irá atender melhor as suas necessidades, não é necessariamente a melhor opção. Hoje em dia, os orçamentos e capacidade de investimento são mais limitados, pelo que, quando ponderar avançar para um Software de Gestão, os custos, particularmente os associados ao licenciamento, são uma parcela muito relevante. Tendo isso em conta, deve tomar também em conta na sua escolha as alternativas Open Source, que não implicam custos de licenciamento, e nos quais irá investir apenas em serviços. Em suma, deverá procurar direcionar ao máximo o seu investimento naquilo que é específico ao seu negócio, às suas necessidades, e aos seus objetivos.

 



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