Trabalho todos os dias com contabilistas e há uma pergunta que lhes conheço de cor, pois regressa religiosamente no fecho de cada exercício: "Estão os mapas do imobilizado prontos para o dossier fiscal?"
No entanto, não tem de ser assim: a gestão do imobilizado pode ser um processo automático, desde o registo da fatura de compra até à elaboração dos mapas fiscais Modelo 32 e Modelo 31.
A gestão de ativos que o Odoo oferece por defeito é boa, mas internacional.
Na ThinkOpen, estendemo-la para cumprir os requisitos legais portugueses, nomeadamente o Decreto Regulamentar n.º 25/2009, que estabelece as regras de depreciação e amortização para efeitos fiscais.
Neste artigo, explico o que isso significa na prática, para que serve e o que muda no dia a dia de quem gere os ativos de uma empresa.
Um caso de sucesso:
«A gestão dos equipamentos nos EUA era feita com folhas de cálculo Excel. Com o Odoo, é muito mais fácil e permite-nos acompanhar a vida útil dos ativos da A-to-Be e dos nossos clientes.».
👤 Eng.º João Seita, responsável pelas operações na A-to-Be (Grupo Brisa).
Imobilizado ou ativos? Uma nota rápida sobre nomes.
Comecemos por esclarecer a terminologia, pois continua a gerar confusão.
"Imobilizado" é o termo clássico, herdado do antigo Plano Oficial de Contabilidade (POC), e é assim que muitos profissionais continuam a designar estes bens.
Com a entrada em vigor do Sistema de Normalização Contabilística (SNC), o conceito legal passou a designar-se "ativos", divididos em "ativos fixos tangíveis", no caso dos bens físicos, e "ativos intangíveis", no caso de realidades como uma marca ou uma licença de software.
Para que serve, afinal, gerir o imobilizado?
Esta é a questão fundamental a que é necessário responder antes de abordarmos o software, pois a gestão do imobilizado não se destina apenas a cumprir o calendário fiscal.
Quando uma empresa adquire um bem duradouro, como uma máquina no valor de 100 000 €, não o considera um gasto imediato. O valor é reconhecido ao longo da vida útil do bem, através das depreciações: todos os meses ou todos os anos, uma parte do valor é registada como custo e o valor contabilístico do ativo diminui em conformidade.
Este mecanismo tem duas consequências importantes:
— reflete os custos reais da empresa; O desgaste dos ativos é um gasto efetivo, mesmo que não haja uma fatura mensal que o comprove. Ao reconhecê-lo, a empresa dilui os seus proveitos e o imposto a pagar ajusta-se em conformidade, visto que o lucro tributável é, essencialmente, o proveito menos o custo.
— está sujeito a regras e a controlo. Se cada empresa pudesse reconhecer o desgaste que lhe conviesse no ano que lhe conviesse, o sistema não funcionaria. Por conseguinte, a lei estabelece as taxas de depreciação aplicáveis a cada categoria de bens e exige consistência nos processos.
É aqui que entra o Decreto Regulamentar n.º 25/2009, o qual fixa as taxas de acordo com a natureza do bem. Uma viatura ligeira, por exemplo, deprecia-se à taxa máxima de 25% ao ano, pelo que, ao fim de quatro anos, a empresa terá reconhecido a totalidade do custo e, em termos patrimoniais, a viatura deixará de ter peso nas contas.
A lei permite ainda uma quota mínima de metade desse valor, o que possibilita, caso faça sentido para a empresa, prolongar a depreciação até aos oito anos.
Existe também o cenário inverso: a reavaliação de um imóvel que, dada a conjuntura, vale atualmente bastante mais do que o seu valor contabilístico. É possível refletir esse aumento, mas trata-se de uma operação pouco comum, com critérios fiscais próprios, tipicamente reservada a empresas com patrimónios de grande dimensão. Para a generalidade das empresas, o ciclo é o clássico: adquirir, depreciar e registar.
O que o Odoo traz de base e o que a ThinkOpen acrescentou.
O Odoo inclui nativamente uma gestão de ativos eficiente, com fichas detalhadas de cada bem, o seu valor original, o valor contabilístico e o valor residual ao longo do tempo. Para um ERP internacional, trata-se de um bom ponto de partida.
No entanto, o que não inclui — tal como nenhum ERP internacional inclui — é a resposta aos requisitos legais portugueses. Foi precisamente aí que a ThinkOpen entrou em ação: desenvolvemos uma extensão à gestão de ativos do Odoo que adiciona os campos exigidos pela legislação nacional à ficha de cada ativo e gera os mapas fiscais obrigatórios em Portugal.
Em suma, o Odoo, com a extensão de localização portuguesa da ThinkOpen, aplica automaticamente as taxas de depreciação previstas no Decreto Regulamentar n.º 25/2009 e gera os mapas fiscais Modelo 32 e Modelo 31 exigidos para o dossier fiscal.
Esta extensão está disponível para o Odoo 17 e para o Odoo 19 e integra a mesma família de funcionalidades de localização portuguesa descrita no nosso artigo sobre a contabilidade no Odoo 19 para Portugal. O imobilizado não vive isolado, mas sim integrado em toda a gestão contabilística, sendo que cada movimento de um ativo gera automaticamente o respetivo registo na contabilidade.
Modelo 32 e Modelo 31: os dois mapas que têm de estar no dossier fiscal.
Em termos fiscais, a gestão de imobilizado resume-se essencialmente a estes dois mapas.
O Modelo 32 é o mapa das depreciações e amortizações, refletindo o valor de aquisição, as depreciações acumuladas e o valor atual de cada ativo. É a fotografia fiel do que a empresa tem em imobilizado e de quanto isso vale hoje, em termos contabilísticos.
O Modelo 31 é o mapa dos bens que saíram, ou seja, tudo o que deixou de estar na posse da empresa nesse ano, seja por abate, porque se danificou ou chegou ao fim da sua vida útil, seja por alienação, com o apuramento das respetivas mais-valias ou menos-valias. Esta funcionalidade é a mais recente da nossa extensão, tendo sido lançada este ano, e vem completar o par de mapas exigidos.
A este propósito, é importante esclarecer uma dúvida frequente: estes mapas não são enviados à Autoridade Tributária. A obrigação legal é outra: extrair os mapas todos os anos e guardá-los no dossier fiscal, ou seja, a pasta de documentação que cada empresa tem de preparar anualmente e manter disponível caso a AT a solicite.
Parece um pormenor, mas é precisamente nos anos em que ninguém pede nada que os mapas ficam por fazer... até ao ano em que alguém os solicita.
Como funciona na prática: da fatura de compra ao dossier fiscal.
O fluxo de trabalho é simples e, sobretudo, automático.
1. A ficha é criada no momento da aquisição. Sempre que a empresa adquire um bem de imobilizado, é criada a respetiva ficha de ativo. Esta pode ser criada manualmente ou através de um mecanismo automático que reconhece que uma determinada fatura é de imobilizado e gera a ficha automaticamente, garantindo que nenhum registo fica esquecido.
2. A depreciação está parametrizada. Na ficha constam o valor de aquisição, a categoria do bem e a respetiva taxa de depreciação, de acordo com as tabelas do Decreto Regulamentar n.º 25/2009. Não é necessário saber as taxas de cor de memória, uma vez que estão definidas por categoria.
3. A previsão é imediata. Desde o primeiro dia, é possível ver quanto valerá o ativo no final de cada mês ou de cada ano, com o plano de depreciações calculado automaticamente — mensal ou anual, conforme a política da empresa.
4. Os mapas estão prontos. No final do ano, os modelos 32 e 31 são extraídos diretamente do sistema, estando prontos para arquivo no dossier fiscal. Além disso, é possível imprimir a ficha individual de cada ativo, que funciona como uma espécie de "bilhete de identidade" do imobilizado, para juntar à pasta.
Quem gere este processo são, na maioria dos casos, os contabilistas. No entanto, o benefício estende-se a todos os que gerem a empresa, pois permite saber, a qualquer momento e sem necessidade de reconstruções manuais, qual é o valor patrimonial do imobilizado.
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Agendar DemonstraçãoPerguntas Frequentes sobre Gestão de Imobilizado no Odoo
O Odoo gera os mapas de imobilizado exigidos em Portugal?
Sim. Com a extensão de localização portuguesa da ThinkOpen, o Odoo gera o Modelo 32 (mapa de depreciações e amortizações) e o Modelo 31 (bens abatidos ou alienados), que estão prontos a arquivar no dossier fiscal.
Tenho de enviar o Modelo 32 à Autoridade Tributária?
Não, a obrigação legal é extrair estes mapas anualmente e guardá-los no dossier fiscal da empresa, o qual deve estar disponível caso a AT o solicite.
As taxas de depreciação estão parametrizadas no sistema?
Sim, as taxas previstas no Decreto Regulamentar n.º 25/2009 estão definidas por categoria de bem. Ao criar a ficha de um ativo, a taxa aplicável e o plano de depreciações são atribuídos automaticamente.
É possível criar automaticamente a ficha do ativo a partir da fatura?
Sim, é possível configurar um mecanismo que reconhece as faturas de imobilizado e cria automaticamente a ficha do ativo, evitando o risco de esquecer o registo de algum ativo.
Em que versões do Odoo está disponível a gestão de imobilizado portuguesa?
A extensão da ThinkOpen está disponível para o Odoo 17 e para o Odoo 19.
Que funcionalidades deve um software de gestão de imobilizado ter em Portugal?
Um software preparado para Portugal deve incluir fichas de ativos completas, taxas de depreciação parametrizadas segundo o Decreto Regulamentar n.º 25/2009, cálculo automático das depreciações, geração dos mapas fiscais Modelo 32 e Modelo 31, bem como integração direta com a contabilidade. O Odoo com a localização portuguesa da ThinkOpen reúne todas estas funcionalidades.
A gestão do imobilizado está integrada com a contabilidade?
Sim, cada depreciação e cada movimento de ativos gera automaticamente o respetivo lançamento contabilístico no âmbito da localização de contabilidade portuguesa desenvolvida pela ThinkOpen.
O seu imobilizado merece mais do que uma folha de Excel
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