Imagine gerir milhares de alunos espalhados por Portugal e pelo mundo, dezenas de cursos online ativos e uma equipa de 14 colaboradores, com a sensação permanente de que a informação está sempre algures, mas nunca onde é necessária.
Foi precisamente este o ponto de viragem que a Academia Pedro Frias — entidade formadora certificada pela DGERT, especializada em desenvolvimento pessoal e bem-estar — decidiu enfrentar, optando pela transformação digital com o Odoo
O sucesso trouxe complexidade. A complexidade resultante exigiu uma decisão estratégica: integrar tudo num único sistema ERP ou continuar a utilizar múltiplas ferramentas que não comunicam entre si.
O dilema da fragmentação: quando o crescimento expõe as fissuras
Esta frase resume o dilema silencioso de muitas PME em crescimento em Portugal. À primeira vista, tudo parecia estar a funcionar. Porém, por baixo, a operação rangeu sob o peso da fragmentação dos sistemas:
Landing pages e cursos
alojados no WordPress.
Marketing disperso em ferramentas externas como o ActiveCampaign.
Apoio via WhatsApp
sem registo ou rastreabilidade.
Ciclos manuais intermináveis
para a assinatura de contratos
(enviar por e-mail, esperar, imprimir, assinar, digitalizar e reenviar).
O resultado? Um funil de vendas impercetível. Duplicação de tarefas. Tempo precioso perdido em processos que podiam — e deviam — ser automáticos.
A Academia precisava de mais do que apenas software. Precisava de um ecossistema integrado que ligasse todas as peças da operação através de uma plataforma ERP robusta.
A transformação: da fragmentação à fluidez operacional com o Odoo
A ThinkOpen Solutions, parceira oficial da Odoo em Portugal, não se limitou a implementar o software, mas também repensou a forma como a informação flui na Academia Pedro Frias.
A palavra-chave desta transformação digital é... Integração.
A decisão de manter o WordPress (onde residem as landing pages, os check-outs e os cursos) e de o ligar ao Odoo através de automações estratégicas foi fundamental para a viabilização de todo o projeto de integração de sistemas.
1. Marketing: aumento da taxa de abertura de 10% para 20%
No ActiveCampaign, a taxa de abertura dos e-mails raramente ultrapassava os 10%. Com a automação de marketing do Odoo, este valor duplicou para 20%, mesmo em campanhas massivas com 70 mil contactos.
Como funciona a automação de marketing atualmente?
Uma pessoa inscreve-se numa masterclass no website. O processo é 100% automático:
CRM
É criado um cartão no CRM do Odoo automaticamente.
Jornada
O lead entra numa jornada automatizada de e-mail marketing.
Interação
Recebe um convite personalizado para preencher um inquérito.
Conversão
No final, recebe uma mensagem para agendar a chamada comercial.
O impacto da automação de marketing vai para além das métricas: mais leads qualificados no CRM, comunicação segmentada e uma relação mais próxima com a comunidade de alunos. Tudo isto pode ser medido através do painel de controlo Odoo. Tudo é rastreável.
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2. A assinatura digital põe fim ao ciclo "imprimir-assinar-digitalizar"
Como é uma entidade certificada pela DGERT, a Academia está obrigada a celebrar contratos de formação com cada aluno. Antigamente, este processo de gestão documental envolvia as seguintes etapas:
- enviar e-mails individuais com os contratos em anexo;
- aguardar que cada pessoa imprimisse o documento;
- esperar pela devolução do contrato digitalizado.
Com o módulo Odoo Sign, para assinatura digital, todo o processo ficou reduzido a um único clique. Assim que o aluno se inscreve, recebe o contrato e pode assiná-lo digitalmente de imediato, a partir de qualquer dispositivo.
Menos burocracia para a equipa. Uma experiência impecável para o aluno. A conformidade legal está garantida com certificados de assinatura.
3. Suporte ao Aluno: da informalidade à rastreabilidade
O suporte via WhatsApp, embora próximo, tornou-se impossível de gerir à escala que a Academia atingiu. Os pedidos perdiam-se. As respostas duplicavam. A qualidade do atendimento dependia da memória e da boa vontade dos colaboradores.
A introdução do módulo de tickets do Odoo para a gestão do serviço de apoio ao cliente trouxe estrutura sem perder humanidade:
✔️ Todos os pedidos são centralizados e categorizados no sistema
✔️ As respostas são rápidas, organizadas e rastreáveis
✔️ A equipa consegue gerir o volume de trabalho sem comprometer a qualidade
✔️ Os alunos sentem que são ouvidos, com provas documentadas de cada interação
Os números que contam a história da transformação digital
(de 10% para 20%)
Veja os bastidores da transformação digital
da ACADEMIA PEDRO FRIAS
O que aprendemos com a Academia Pedro Frias?
Esta transformação digital deixa lições claras para os gestores de PME em Portugal que procuram um crescimento sustentável através da tecnologia:
✔️ A tecnologia é o motor da conversão comercial
A ligação do website ao CRM Odoo e ao sistema de e-mail marketing duplicou a eficácia da comunicação.
✔️ A automatização liberta talento humano
A eliminação de tarefas repetitivas através de fluxos de trabalho automáticos permite que a equipa se foque no que realmente importa.
✔️ Os processos vencem a "boa vontade"
Um sistema de tickets garante que a qualidade do atendimento escala proporcionalmente ao negócio.
✔️ A escolha do parceiro de implementação faz toda a diferença
A integração estratégica entre o WordPress e o Odoo foi o que garantiu o sucesso do ecossistema digital.
Ficha do Projeto
- Cliente: Academia Pedro Frias
- Indústria: Formação profissional e desenvolvimento pessoal
- Dimensão: 14 Colaboradores
- Solução: Implementação de ERP Odoo e Integração WordPress
- Apps Implementadas: CRM, Email Marketing, Website & eCommerce, Contabilidade, Sign, Tickets, RH (Assiduidade e Férias), Inquéritos e Formulários.