Uma agência de viagens em crescimento com um problema silencioso
Imagine ter de gerir dois segmentos de negócio completamente distintos — turistas estrangeiros que chegam a Portugal e portugueses que partem para o mundo — com cinco colaboradores, dados dispersos por múltiplas plataformas e a sensação permanente de que alguns contactos se perdem pelo caminho.
A Be in Travel, uma agência de viagens portuguesa fundada em 2018 no Cartaxo, viveu um ponto de viragem. Após resistir à pandemia, adaptar-se e expandir-se para os mercados americano, australiano e canadiano, a empresa abriu a sua agência física em maio de 2024 e deparou-se com uma realidade comum a muitas PME em crescimento: os sistemas deixaram de acompanhar a ambição.
A opção escolhida foi a centralização de todos os processos num único software de gestão para agências de viagens: o Odoo, implementado pela ThinkOpen Solutions.
O desafio: crescer sem sistemas à altura
A ausência de um ERP/CRM criava quatro problemas concretos e mensuráveis:
A solução: Odoo como sistema único para Incoming e Outgoing
A ThinkOpen Solutions implementou o Odoo com quatro módulos estratégicos: Contactos, CRM, Vendas e Faturação.
A palavra-chave desta transformação é integração. Pela primeira vez, os dois segmentos da Be in Travel passaram a coexistir numa única plataforma, com processos partilhados, dados centralizados e visibilidade total sobre o pipeline de clientes.
«Fui à internet e procurei qual era o melhor sistema CRM com faturação e o Odoo surgiu logo nas primeiras opções», recorda a CEO, Mónica Mendes. A escolha foi validada pela implementação: hoje, tudo está no mesmo programa.
Os resultados: o que mudou na prática
1. Faturação simplificada: +50% de eficiência
Este é o resultado mais mensurável e significativo. O sistema permite agora gerir sinalizações e pagamentos parcelares de forma automática, eliminando os processos manuais que eram demorados e propensos a erros.
A melhoria de 50% no tempo de processamento da faturação não representa apenas eficiência operacional. Significa que a equipa tem mais tempo para se concentrar no que realmente importa: os clientes. Permite também cumprir rigorosamente as exigências contabilísticas, sem margem para erro.
2. Gestão de clientes 100% organizada
Através do CRM, cada pedido é tratado como uma oportunidade rastreável. A equipa tem visibilidade total sobre o estado de cada cliente: em que fase do processo se encontra, quais as próximas ações e o que está pendente.
Nenhum contacto é agora esquecido. O que antes dependia da memória ou da boa vontade dos colaboradores passou a ser um processo estruturado e auditável.
3. Follow-up eficaz e proativo
Anteriormente, os pedidos podiam ficar esquecidos nos e-mails. Agora, todos os seguimentos são registados e estruturados no Odoo. Seja por telefone ou e-mail, as próximas ações são agendadas e ficam visíveis para toda a equipa, permitindo uma comunicação contínua e proativa.
4. Visão consolidada e KPIs para tomada de decisão
A equipa tem agora acesso a indicadores de desempenho que anteriormente não existiam. Esta visão consolidada dos segmentos Incoming e Outgoing possibilita análises mais precisas, uma compreensão clara da situação atual da agência e a tomada de decisões estratégicas com base em dados reais.
O que aprendemos com a Be in Travel?
Este caso deixa lições concretas para qualquer proprietário de uma agência de viagens ou gestor de uma PME no setor do turismo:
✔️ A centralização elimina a dependência da memória humana
Um CRM bem implementado garante que nenhum lead se perde, independentemente de quem atendeu a chamada ou leu o e-mail.
✔️ Dois segmentos, uma só plataforma
Gerir Incoming e Outgoing em sistemas separados duplica o esforço e impossibilita uma visão estratégica global. A integração é o caminho a seguir.
✔️ A faturação automatizada liberta a equipa
Os processos manuais e repetitivos são o maior inimigo da eficiência numa pequena equipa. A automação devolve tempo para se focar no que realmente gera valor.
✔️ Os dados transformam-se em decisões
Sem KPIs consolidados, a gestão navega às cegas. Com KPIs consolidados, cada decisão é fundamentada e cada oportunidade é identificada atempadamente.
✔️ O software de gestão certo escala com a empresa
A Be in Travel está preparada para crescer, graças aos seus processos digitais, equipa autónoma e dados sempre disponíveis.
Perguntas frequentes sobre software de gestão para agências de viagens
Qual é o melhor software de gestão para agências de viagens em Portugal?
O Odoo é uma das soluções mais completas disponíveis neste setor. Permite gerir contactos, CRM, vendas e faturação numa única plataforma, integrando segmentos como Incoming e Outgoing. A sua implementação pela ThinkOpen Solutions garante uma adaptação ao contexto específico de cada agência.
Como posso gerir os segmentos Incoming e Outgoing numa só plataforma?
Com o Odoo, é possível centralizar os dois segmentos de negócio — turistas estrangeiros em Portugal (incoming) e viagens de portugueses para o estrangeiro (outgoing) — num único sistema. Cada pedido é tratado como uma oportunidade no CRM, oferecendo visibilidade total sobre o estado de cada cliente em ambos os segmentos.
Como reduzir o tempo de faturação numa agência de viagens?
A automatização dos processos de faturação, incluindo a gestão de pagamentos parcelares (downpayments) e a eliminação de notas de crédito manuais, pode reduzir o tempo de processamento em mais de 50%, como demonstrado pelo caso real da Be in Travel. O Odoo permite configurar estes fluxos de forma simples e auditável.
O Odoo é adequado para agências de viagens de pequena dimensão?
Sim, a Be in Travel tem apenas cinco colaboradores e implementou o Odoo com sucesso. A plataforma é modular e escalável, adaptando-se tanto a pequenas agências como a operações de maior dimensão. O investimento justifica-se pelo retorno em termos de eficiência e pela eliminação de erros operacionais.
Ficha do Projeto
- Cliente: Be in Travel
- Setor de Atividade: Turismo — Agência de Viagens (Incoming e Outgoing)
- Número de colaboradores: 5
- Solução: Implementação do ERP Odoo para agências de viagens
- Apps Implementadas: Contactos, CRM, Vendas e Faturação.