O próximo dia 1 de janeiro de 2024 é a data para micro, pequenas e médias empresas entregarem obrigatoriamente faturas eletrónicas ao Estado Português. Esta decisão foi comunicada em conferência de imprensa do Conselho de Ministros de 18 de maio de 2023 e aprovado em decreto-lei (Decreto-Lei n.º 54/2023 de 14 de julho).
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Ponto de situação: Portugal e a Fatura eletrónica nos contratos públicos
Conforme tinha sido estabelecido no Decreto-Lei n.º 123/2018, dia 1 de janeiro de 2020 seria a data para todas as grandes empresas portuguesas, com mais de 250 trabalhadores, fornecedoras da Administração Pública começarem a faturar eletronicamente. Com a pandemia da COVID-19, tudo isso mudou. O prazo teve de ser prolongado, tendo ocorrido em dois momentos.
Primeiro, o Estado estabeleceu novos prazos, Decreto-Lei nº14-A/2020. No entanto, por atrasos, surgiu uma nova indicação, Decreto-Lei n.º 42-A/2022. Esta última definiu que:
As grandes empresas, definidas como aquelas que satisfazem pelo menos um dos três critérios seguintes: mais de 250 empregados, mais de 50 milhões de euros em receitas anuais, ou 43 milhões de euros em balanço anual, eram obrigadas a apresentar as suas faturas eletronicamente para contratos públicos a partir de 1 de janeiro de 2021.
Até ao primeiro dia do ano 2023, a faturação eletrónica seria exigida a todas as Pequenas e Médias Empresas (PME) que fornecem o Estado, a todas as Microempresas que também fornecem o setor público, e a todas as Entidades Públicas que operam como co-contratantes.
Adicionalmente, com a publicação do Decreto-Lei n.º 54/2023, de 14 de julho, os prazos para a obrigatoriedade da faturação eletrónica para micro, pequenas e médias empresas foram alargados até 1 de janeiro de 2024.
Agora que Janeiro de 2024 se aproxima, é hora de entender a importância desta mudança.
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O que é a Fatura Eletrónica?
Segundo a União Europeia, a fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o processamento automático e eletrónico.
É um documento digital legalmente válido e serve de suporte às transações comerciais entre contribuintes, substituindo assim as tradicionais faturas em papel.
Atualmente este documento é obrigatório para toda e qualquer contrato público realizado.
A importância de usar a Faturação Eletrónica nos contratos públicos
A faturação eletrónica torna-se muito importante não só porque existe um melhor controlo sobre as operações dos contribuintes, mas também porque permite a automatização e otimização dos processos administrativos e contabilísticos, reduzindo significativamente os erros e os custos operacionais.
Nesse sentido, só existem vantagens nesta transição digital. As principais são:
Aumento da eficiência nos processos administrativos
Redução de custos
Redução dos tempos de resposta
Comunicação segura
Integridade do documento
Integração com sistemas de gestão
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