Fotografia: © Jorge Maio
Como a fundação responsável pela preservação do Palácio Fronteira está a concentrar a sua gestão no Odoo, e o que descobriu pelo caminho.
Tudo começou com uma necessidade simples: substituir o sistema de registo de ponto.
Mas o problema era mais vasto. A gestão da Fundação das Casas de Fronteira e Alorna estava dividida por vários softwares, a análise financeira estava no Excel e o histórico dos clientes estava disperso por emails.
O sistema de ponto foi apenas o primeiro passo.
Em síntese:
— Começou como um projeto de assiduidade e evoluiu para a gestão de toda a Fundação no Odoo
— Cerca de 9 mil € por ano de poupança prevista, com o fim de três subscrições anuais e do alojamento do site
— 200 oportunidades registadas no CRM, a partir de pedidos que antes se perdiam
— Faturas com documento anexado, reconciliação bancária imediata e contabilidade analítica no mesmo local
Sobre a Fundação das Casas de Fronteira e Alorna
Criada em 1989 por D. Fernando Mascarenhas, esta é uma instituição privada que tem como objetivo preservar um património de valor nacional para as gerações futuras.
O seu centro é o Palácio dos Marqueses de Fronteira, em Benfica, um edifício do século XVII classificado como Monumento Nacional que alberga uma coleção única de azulejos retratando as batalhas da Restauração. A Fundação gere também uma exploração agrícola nas proximidades de Ponte de Sor.
As receitas provenientes das visitas, do aluguer de espaços e da atividade agrícola contribuem para a preservação do património, bem como para o apoio à cultura e às artes.
O desafio: vários softwares, Excel por todo o lado e um ponto difícil de gerir
A Fundação conta com muitos colaboradores temporários. O sistema biométrico de registo de ponto era complexo e os respetivos relatórios em PDF tinham de ser trabalhados manualmente em Excel.
O problema, porém, era mais vasto.
A gestão estava dividida por vários programas, desde a bilhética até aos salários. A análise financeira era feita em folhas de cálculo do Excel com centenas de linhas que era necessário corrigir todos os meses. E, sem um CRM, o histórico dos clientes estava disperso por emails e folhas de cálculo.
A solução: do registo de ponto à gestão de toda a Fundação
Porque escolher o Odoo: profundidade sem complexidade
A Fundação comparou o Odoo com outras soluções de registo de ponto. Todas elas eram competentes, mas nenhuma oferecia algo de essencial importância que o Odoo não oferecesse.
António Mascarenhas
O que começou como um projeto de assiduidade transformou-se numa revisão completa da forma como a Fundação é gerida.
Assiduidade e ausências com transparência
A Assiduidade foi a primeira app a ser implementada. Os resumos mensais de horas são feitos sem dificuldade e as falhas de marcação são sinalizadas automaticamente. As ausências são contabilizadas e a equipa e a direção passam a partilhar a mesma informação.
Registos rigorosos e contabilidade analítica
A primeira alteração introduzida foi a eliminação do texto livre: os registos passaram a ser efetuados por seleção a partir de listas pré-definidas. As faturas são lançadas com o respetivo PDF anexado e cada lançamento pode ser comentado e questionado no próprio documento.
A ligação ao banco permite importar e reconciliar extratos de imediato. A contabilidade analítica, que o sistema anterior não suportava, é agora realizada no Odoo.
CRM: 200 oportunidades que estavam invisíveis
Inicialmente, o CRM não fazia parte dos planos, mas acabou por se tornar uma das apps mais valiosas. Agora, cada pedido de evento segue um pipeline com estados definidos e os processos parados ficam logo à vista.
A equipa passou também a registar os pedidos que a Fundação não aceita, visto que esses contactos solicitam frequentemente a realização de outros eventos. Desta forma, nasceram cerca de 200 registos.
António Mascarenhas
Os Resultados
| Antes | Depois | |
|---|---|---|
| Registo de ponto | Sistema biométrico complexo; relatórios em PDF trabalhados manualmente em Excel | Resumos mensais sem dificuldade; falhas de marcação sinalizadas automaticamente |
| Ferramentas | Vários programas, desde a bilhética até aos salários | Gestão concentrada numa só plataforma |
| Custos com software | Três subscrições anuais e alojamento do site à parte | Poupança prevista de cerca de 9 mil € por ano |
| Análise financeira | Excel com centenas de linhas a corrigir todos os meses | Registos por seleção e contabilidade analítica no Odoo |
| Faturas e banco | Documentação dispersa | PDF anexado a cada fatura e extratos reconciliados de imediato |
| Clientes | Sem CRM, com histórico disperso por emails | Pipeline com estados definidos e 200 oportunidades registadas |
O papel da ThinkOpen
António Mascarenhas, presidente da Fundação, realçou a organização do projeto e a prontidão do apoio técnico:
António Mascarenhas
Próximos passos: tudo numa só plataforma
A app "Projetos" já está a ser utilizada para organizar os eventos da Fundação, reunindo a equipa envolvida e os respetivos custos de cada evento. Seguir-se-ão as newsletters, o processamento de salários, o novo website e a migração para a Odoo 20.0.
Com esta consolidação, a Fundação deixará de pagar três subscrições anuais e o alojamento do site, o que representa uma poupança de cerca de 9 mil € por ano. Além disso, será ainda substituída uma ferramenta gratuita.
António Mascarenhas
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Perguntas frequentes
Pode o Odoo ser utilizado como sistema de picagem de ponto?
Sim, a app Assiduidade permite registar entradas e saídas, produzir resumos mensais de horas e sinalizar automaticamente as falhas de marcação. Ao contrário de um sistema de ponto isolado, esta aplicação liga a informação às ausências e ao resto da gestão da empresa.
Que software de gestão é adequado para uma fundação ou instituição cultural?
Uma instituição que gere visitas, eventos, colaboradores temporários e a contabilidade beneficia de uma plataforma integrada em vez de vários softwares separados. Por exemplo, a Fundação das Casas de Fronteira e Alorna utiliza o Odoo para gerir a assiduidade, as ausências, o CRM, os projetos, a contabilidade, a faturação e as redes sociais.
Quanto se pode poupar ao substituir vários softwares pelo Odoo?
Depende das ferramentas que cada organização utiliza atualmente. A Fundação das Casas de Fronteira e Alorna deixará de pagar três subscrições anuais e o alojamento do sítio na internet, o que representa uma poupança de cerca de nove mil euros por ano.
Como gerir o controlo de presenças dos colaboradores temporários?
No Odoo, as entradas e saídas estão centralizadas e consolidadas nos resumos mensais de horas, facilitando o controlo de equipas com elevada rotatividade. As falhas de marcação são sinalizadas automaticamente.
Como registar pedidos de eventos num CRM?
Cada pedido entra no pipeline do CRM e avança por estados definidos, deixando à vista os processos parados. A Fundação também regista os pedidos que não aceita, tendo gerado cerca de 200 oportunidades para outros tipos de eventos.
É necessário substituir todos os softwares de uma só vez?
Não, a Fundação começou com a assiduidade e, posteriormente, alargou-se ao CRM, à contabilidade e aos projetos. Seguir-se-ão as newsletters, os salários, o sítio na internet e a migração para a versão 20 do Odoo.
Ficha do Projeto
- Cliente: Fundação das Casas de Fronteira e Alorna
- Setor de Atividade: Património Cultural e Turismo
- Dimensão: 16 colaboradores
- Apps Implementadas: CRM, Assiduidade, Ausências, Projetos, Contabilidade, Faturação, Redes Sociais
Sobre a ThinkOpen Solutions
A ThinkOpen Solutions é o primeiro parceiro oficial Odoo em Portugal, desde 2010, e integra o top 12 a nível mundial, num universo de mais de 6000 parceiros. A empresa é um Parceiro Odoo Gold, o que representa o nível máximo de parceria, sendo também o único membro português da BOP Alliance. É também responsável pelo módulo de faturação certificado pela AT (Autoridade Tributária e Aduaneira).
A empresa conta com 209 clientes e especialistas certificados nas versões v17, v18 e v19 do Odoo. Já implementou projetos com até 600 utilizadores e obteve a certificação Great Place to Work® para o período de 2025-2026.
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