Da Informação Dispersa à Gestão Integrada: A Transformação Digital da SAM
Para a SAM, uma referência portuguesa no setor da construção e das instalações técnicas, o crescimento da equipa para 27 colaboradores trouxe um desafio clássico: a tecnologia utilizada já não acompanhava a velocidade das obras.
Com equipas divididas entre estaleiros, armazém e escritório, a SAM orgulha-se do acompanhamento rigoroso que proporciona a cada cliente. Porém, nos bastidores, a realidade administrativa era complexa.
A informação vital da empresa estava fragmentada: a faturação estava no Sage, a gestão de clientes era feita de forma improvisada no OneNote e os recursos humanos estavam num módulo isolado.
O resultado? Uma gestão reativa, em que o controlo financeiro das obras exigia um esforço manual excessivo e em que o risco de erro estava sempre presente. Era urgente mudar.
O Desafio: Era impossível gerir várias tarefas sem perder o controlo.
O principal obstáculo da SAM não era a falta de trabalho, mas sim a dificuldade em gerir a informação gerada por esse trabalho. A dispersão de dados por múltiplos softwares criava "ilhas" de informação que não comunicavam entre si.
Sem uma visão unificada, a empresa enfrentava problemas críticos:
– Margens Indefinidas: A falta de ligação entre Vendas, Compras e Inventário tornava difícil calcular a rentabilidade real de cada obra em tempo real.
– Faturação Lenta: O processo manual aumentava o risco de esquecimentos e erros nas medições.
– Gestão de Frota: Com dezenas de veículos e ativos, era um desafio diário saber onde estava cada equipamento.
Odoo: O "Capataz" Digital da SAM
A parceria com a ThinkOpen Solutions permitiu à SAM implementar o Odoo como o sistema nervoso central da empresa. A solução consistiu em integrar todas as áreas críticas num único ERP, eliminando a necessidade de introduzir dados em duplicado.
A implementação abrangeu módulos essenciais para o setor da Construção Civil:
– Gestão de Projetos e Obras: Associação direta de materiais, horas de trabalho e despesas a cada projeto.
– Serviço de Campo (Field Service): Organização sistemática de pedidos de assistência e manutenção.
– Recursos Humanos Integrados: Gestão de ausências, férias e processamento salarial numa única plataforma.
– Gestão de Frota: Registo e controlo de todos os veículos e equipamentos da empresa.
Os Resultados: Mais Controlo, Menos Stress e Faturação Eficiente
A transformação foi imediata. Ao centralizar a operação no Odoo, a SAM passou de uma gestão baseada na memória e em folhas de cálculo para uma gestão baseada em dados em tempo real.
✔️ Visibilidade Financeira Total
Hoje, a SAM consegue analisar as margens de cada obra com uma precisão cirúrgica. «O Odoo permite associar diretamente às obras as compras de material e as horas dos colaboradores», garantindo que nenhum custo passa despercebido.
✔️ Faturação e Vendas Automatizadas
Utilizando o Odoo como programa de faturação certificado, a SAM consegue agora efetuar o registo de medições em rascunho, aprová-las e emitir faturas diretamente no sistema, garantindo total conformidade. Os esquecimentos e os erros manuais foram eliminados.
✔️ Um Novo Nível de Serviço ao Cliente
O módulo de Field Service permitiu sistematizar o suporte pós-venda. O que antes era gerido manualmente, passou a ser um processo organizado, o que aumentou a satisfação e a fidelização dos clientes.
✔️ A Paz de Espírito da Gestão
Talvez o resultado mais importante não seja um número, mas sim a melhoria da qualidade de vida da equipa de gestão. O sistema trouxe confiança aos processos.
tê-las na cabeça.
O Futuro da Construção é Digital
O caso da SAM mostra que a digitalização é o segredo para escalar com segurança, mesmo num setor tradicional como a construção civil.
Com a ajuda da ThinkOpen e do Odoo, a SAM não só otimizou o seu tempo e custos, como também garantiu que a sua equipa pode concentrar-se no que faz de melhor: construir com qualidade.
Veja os bastidores da transformação digital da SAM
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tê-las na cabeça.
Perguntas Frequentes sobre a Implementação
A minha empresa também utiliza softwares distintos, como o Sage e o Excel. É difícil migrar tudo para o Odoo?
Tal como aconteceu com a SAM, que utilizava o Sage para a faturação e outros softwares dispersos, a migração é planeada de modo a centralizar a informação sem que haja perdas. O nosso processo garante a transição dos "dados dispersos" para um sistema único, integrando o histórico e os processos, para que, tal como a SAM, deixe de ser necessário consultar múltiplas plataformas para gerir o negócio.
O Odoo permite realmente saber, em tempo real, se uma obra está a dar lucro ou prejuízo?
Sim, a grande vantagem que a SAM obteve foi a capacidade de associar diretamente a cada obra as compras de materiais, as despesas e as horas de trabalho da equipa. Isto elimina as "contas de cabeça" e permite-lhe analisar as margens de cada projeto de forma rigorosa e imediata, tal como descrito no Case Study..
A minha equipa de obra e técnica conseguirá adaptar-se ao sistema?
O Odoo é desenhado para ser intuitivo, tanto no escritório como no terreno. Na SAM, a equipa utiliza o sistema para registar intervenções de assistência técnica, bem como as suas próprias ausências e férias.
A implementação de um software de recursos humanos integrado trouxe ordem a uma área antes confusa. Os colaboradores registam as faltas e as férias no Odoo e o processamento salarial está centralizado.A centralização simplifica o trabalho dos colaboradores, ao eliminar o registo manual em papel e reduzir o risco de erros.
O sistema gere apenas a obra ou também a parte administrativa e a frota?
O objetivo é a gestão 360º. No caso da SAM, implementámos desde a gestão de Projetos e Vendas até à Contabilidade, Salários e Gestão de Frota. Isto permite saber onde estão os veículos e equipamentos e cruzar essa informação com a faturação e os custos, garantindo aquele "controlo total e menos stress" mencionado pelo cliente.