Três pessoas a gerir um negócio farmacêutico com o rigor de uma grande estrutura. A prova de que a solidez de uma operação não depende do tamanho da equipa, mas sim do sistema que a sustenta.
A maioria das empresas só procura um software de gestão quando a casa já está a arder. A EQyon fez o contrário.
Comprou o extintor antes de haver fogo.
Em 2021, ainda com a tinta da escritura por secar, decidiu que o seu negócio de distribuição farmacêutica nasceria já assente num sistema, para que o incêndio nunca chegasse a começar. Sem "cultura do Excel". Sem processos a remendar mais tarde. Sem o erro que só se descobre quando já é tarde.
O resultado? Uma equipa de três pessoas a gerir, com o rigor de uma grande estrutura, dois dos canais mais exigentes do mercado: o setor farmacêutico e o setor hospitalar público. Esta é a história de como se constrói uma empresa à prova de erro desde o primeiro dia.
Em síntese:
— Faturação em minutos em vez de horas;
— 100% da operação centralizada no Odoo;
— Uma operação completa gerida por 3 pessoas;
— Zero dependência de folhas de Excel.
Uma estrutura lean num setor de alta exigência
A operação da EQyon não é simples. Enquanto distribuidora farmacêutica, a empresa opera desde a exportação de produtos farmacêuticos e suplementos alimentares até à venda direta online, servindo dois canais altamente estratégicos: o canal farmacêutico e o exigente canal hospitalar das instituições públicas. Num setor com regras muito restritivas, a empresa posicionou-se como um parceiro de confiança, graças a uma estrutura perfeitamente otimizada.
A premissa que a guiou desde o início é tão simples quanto rara: a agilidade e o rigor de uma operação não dependem do tamanho da equipa, mas sim da solidez da infraestrutura tecnológica que a suporta. Por isso, a decisão de centralizar 100% da operação num único software de gestão capaz de unificar o negócio foi tomada logo no início. O software escolhido foi o Odoo, implementado pela ThinkOpen Solutions.
Nas palavras de Nuno Carvalho, CEO da EQyon:
O desafio: evitar o erro com uma gestão "Day Zero"
Ao contrário da maioria das PME, que procuram um ERP para corrigir processos que já estão a falhar, a EQyon adotou uma abordagem estratégica desde o início: mitigar o erro antes que este ocorra, concebendo o negócio "em torno" do sistema desde o primeiro minuto — uma verdadeira gestão "Day Zero".
Nuno Carvalho, diretor executivo da EQyon, identificou de imediato o problema silencioso que afeta tantas empresas: a utilização indevida das folhas de cálculo como ferramenta de gestão. As principais dificuldades que quis eliminar foram:
— Gestão fragmentada: o risco de dispersar informação crítica por várias ferramentas que não comunicam entre si;
— Complexidade hospitalar: a exigência de responder com rigor aos fluxos rígidos do fornecimento ao Estado;
— Vulnerabilidade operacional: a dependência de processos manuais, em que a ausência de uma pessoa pode causar o atraso ou a paragem das encomendas.
— Rastreabilidade de leads: a falta de visibilidade para acompanhar cada oportunidade comercial, desde o pedido de cotação até ao fecho.
Quando montamos a empresa em cima de um sistema, a probabilidade de errar na implementação de processos é mínima. (...)
O Odoo permite-nos isso; não precisamos de equipas de gestão de processos para pôr uma empresa a funcionar.
A solução: eficiência end-to-end com o Odoo
Para responder a este cenário de elevada complexidade, mantendo a estrutura ágil, a ThinkOpen Solutions implementou uma solução integrada no ecossistema Odoo, unificando os fluxos de trabalho através de várias aplicações principais:
— CRM e vendas: monitorização integral do funil de vendas com introdução de códigos de rastreabilidade personalizados; Todos os contactos são registados e acompanhados, garantindo que nenhum pedido de orçamento fica sem resposta e que o histórico de cada cliente é preservado.
— Faturação certificada e contabilidade: ligadas diretamente às vendas, no mesmo ecossistema, tornando a emissão de faturas um processo de minutos.
— Compras e contactos: centralização das relações com fornecedores e clientes num único ponto de informação, ao serviço das atividades de distribuição e exportação.
— A aplicação "Projetos" permite organizar e acompanhar o trabalho da equipa de forma estruturada.
— Website integrado: ligação direta à venda online, canalizando pedidos e dados para a base de dados central em vez de permanecerem dispersos numa folha de cálculo.
O fio condutor é simples: tudo no mesmo ecossistema, sem ilhas de informação.
Os resultados: um impacto real na operação diária
A transição dos fluxos tradicionais para um modelo de automação integral proporcionou ganhos imediatos, não só em termos de desempenho, mas também na saúde operacional do negócio.
| Antes | Depois |
|---|---|
| Informação dispersa por várias ferramentas | Tudo centralizado numa única plataforma |
| Gestão assente em folhas de Excel | Independência total do Excel |
| Faturação e encomendas em horas de trabalho manual | Faturação e encomendas em poucos minutos |
| Operação dependente da presença de cada pessoa | Negócio que não pára na ausência de ninguém |
| Leads sem rastreabilidade e pedidos sem resposta | Funil controlado, com rastreabilidade ponta a ponta |
| Resposta difícil às exigências dos hospitais públicos | Robustez técnica para o canal hospitalar público |
Agilidade radical: de horas para minutos
Os processos administrativos de faturação e o acompanhamento de encomendas, que em sistemas fragmentados exigiam muitas horas de trabalho manual e de conferência, são atualmente executados em poucos minutos.
Independência total do Excel
A EQyon eliminou as folhas de cálculo para a gestão de dados. Ao centralizar 100% da informação no Odoo, a empresa erradicou o risco de dados dispersos ou desatualizados e, com ele, a dúvida sobre qual seria afinal a versão correta do ficheiro.
Continuidade e segurança do negócio
Com todos os processos mapeados e os dados acessíveis a toda a equipa, a centralização proporcionou à gestão uma genuína "paz de espírito". A operação deixou de depender da presença de uma pessoa específica: mesmo na ausência de colaboradores ou gestores, o negócio não pára. E se a sua empresa parasse amanhã por falta de uma pessoa-chave, quanto é que isso lhe custaria?
Vantagem competitiva no canal público
A automação da faturação eletrónica e a gestão de ordens de venda abertas conferiram à EQyon uma superior robustez técnica, permitindo-lhe responder com rigor às exigências dos hospitais públicos e gerir os pedidos com eficiência.
O próximo passo: IA e automação de marketing
Com a base operacional consolidada, a EQyon está a preparar o futuro em parceria com a ThinkOpen. Através do PRR, o foco passa agora para a expansão para a Inteligência Artificial, com vista a otimizar o marketing digital e a automatizar as interações com os clientes, de modo a potenciar e perpetuar as vendas, mantendo tudo no mesmo ecossistema.
A EQyon mostra claramente que, com a tecnologia certa e o parceiro de implementação adequado, uma distribuidora farmacêutica não precisa de ser uma grande corporação para operar com a eficiência, o rigor e o profissionalismo dos líderes do setor.
E a operação da sua empresa, está a ser construída sobre um sistema ou sobre folhas de Excel que mais ninguém sabe gerir?
Se se identifica com os problemas da EQyon — informação dispersa, processos dependentes de pessoas, horas perdidas em tarefas que deveriam demorar apenas alguns minutos —, o primeiro passo é simples: agende uma conversa com a nossa equipa. Se preferir conhecer todos os detalhes primeiro, leia a história completa.
Perguntas frequentes
O Odoo é adequado para empresas de pequena dimensão?
Sim, como o caso da EQyon demonstra de forma clara: uma equipa de apenas três pessoas consegue gerir uma operação de elevada complexidade, em dois canais e com uma componente de exportação, precisamente porque o sistema elimina a necessidade de mais recursos para produzir o mesmo volume de trabalho.
Como escolher um software de gestão para o setor farmacêutico?
A lição que se pode retirar do caso da EQyon é antecipar em vez de remediar.
Em vez de procurar um sistema para corrigir processos que já estão a falhar, a empresa concebeu o negócio em torno do sistema desde o primeiro dia, ou seja, fez gestão Day Zero. O critério fundamental é escolher uma solução que permita controlar o negócio e os fluxos desde o início e que possa ser adaptada à medida que a empresa se torna mais complexa, sem ser necessário mudar de ferramenta.
O Odoo integra a faturação com o resto da operação?
Sim, no caso da EQyon, a faturação e a contabilidade estão ligadas diretamente às vendas e o website canaliza os pedidos e os dados para a mesma base de dados central, tudo dentro do mesmo ecossistema. É esta integração que elimina a introdução duplicada de dados e transforma a emissão de faturas num processo que demora apenas alguns minutos.
É possível migrar de folhas de cálculo para o Odoo?
Sim. O processo consiste em centralizar a informação num único sistema, deixando de depender de ficheiros dispersos. A EQyon centralizou 100% da sua operação no Odoo e eliminou por completo a "cultura do Excel" na gestão de dados.
O Odoo responde às exigências de faturação dos hospitais públicos?
No caso da EQyon, a automação da faturação eletrónica e a gestão de ordens de venda abertas conferiram à empresa a robustez técnica necessária para responder com rigor às exigências do setor hospitalar público.
É necessária uma equipa dedicada à gestão de processos para iniciar o processo?
Não necessariamente. Como o CEO da EQyon resume, montar a empresa "em cima" de um sistema desde o início reduz ao mínimo a probabilidade de erro, sem ser necessário ter equipas dedicadas só para pôr os processos a funcionar.
Ficha do Projeto
- Cliente: EQyon
- Setor de Atividade: Distribuição Farmacêutica e Suplementos Alimentares
- Dimensão: 3 colaboradores (todos utilizadores Odoo)
- Apps Implementadas: CRM, Vendas, Compras, Faturação, Contabilidade, Website, Projetos e Contactos.