Como a The Coffee consolidou a gestão fiscal, contabilística e financeira da sua operação europeia numa só plataforma — e prepara agora a migração para o Odoo Enterprise com a ThinkOpen.
«O negócio da The Coffee gira em torno do café. A parte do software fica por conta de quem percebe disso.»
Foi esta distinção, simples mas decisiva, que guiou a forma como a marca brasileira de café especial geriu o seu crescimento: de uma primeira loja em Curitiba em 2018 para cerca de 180 lojas no Brasil e 60 na Europa, com masterfranquias em cerca de 30 países e mais de 40 em fase de desenvolvimento.
Em síntese:
— Conciliação bancária: de 4 a 6 horas por dia para cerca de uma hora por dia
— Lançamentos mensais dos franqueados: de cerca de 12 horas para uma a duas horas
— Fim dos lançamentos em duplicado: poupança de, pelo menos, 40 horas por mês
— Gestão fiscal, contabilística e financeira 100% no Odoo, antes dispersa por vários sistemas
— Cerca de 30 bases Odoo ativas (uma por país), a caminho da consolidação numa instância multipaís.
O Desafio
A The Coffee nasceu no Odoo Community (v11) com um arranque robusto e sem custos de licenciamento, o que está alinhado com o ADN da marca, que se baseia em três pilares: café, tecnologia e design.
No entanto, à medida que a empresa cresceu, surgiu um problema que nenhuma folha de cálculo consegue resolver adequadamente: a complexidade fiscal de operar em dezenas de países em simultâneo, desde o Brasil até à Europa, cada um com as suas próprias regras.
Sem uma localização fiscal dedicada, a avaliação de existências dependia de processos manuais, a integração bancária era limitada e o registo de documentos de contabilidade em duplicado exigia a introdução de cada documento no Odoo e noutra ferramenta para a parte fiscal.
A resposta não passava por mudar de sistema. A solução passava por evoluir dentro da mesma plataforma.
A Solução
A ThinkOpen assumiu o papel de parceiro europeu neste projeto com um objetivo claro: garantir a localização fiscal portuguesa com contabilidade certificada, sem necessidade de software adicional, e realizar a transição para a versão 19 do Odoo Enterprise.
A médio e longo prazo, a sua intervenção estender-se-á ao desenvolvimento e à automação de processos, acompanhando o crescimento da operação europeia, que é gerida a partir de Lisboa, constituindo o foco central desta parceria.
Guilherme Cavalcanti, diretor financeiro da The Coffee, explica a razão por trás da decisão:
Antes/Depois
Os Resultados
Os ganhos operacionais tornaram-se visíveis de forma rápida. A conciliação bancária, que antes demorava entre quatro a seis horas por dia, passou a demorar cerca de uma hora. A contabilidade mensal dos franqueados diminuiu de cerca de 12 horas para 1 a 2 horas. O fim da eliminação do lançamento duplicado entre o Odoo e as ferramentas externas, representa por si só uma poupança de, pelo menos, 40 horas de trabalho por mês.
Automação e Inteligência Artificial
A The Coffee já liga as bases de dados do Odoo a soluções de IA. Um exemplo concreto é o dashboard de contas a receber, que é alimentado diretamente pelo Odoo e substitui a exportação manual para folhas de cálculo, permitindo bloquear automaticamente os pedidos dos franqueados em incumprimento. A equipa responsável pela gestão de stocks vê de imediato quem está bloqueado e retém a expedição, sem ser necessário qualquer tipo de intervenção manual.
Uma plataforma, escala global
A empresa mantém cerca de 30 bases de dados Odoo ativas, uma por país. Na Europa, está a preparar-se para centralizar tudo numa única instância multipaís, com uma base de dados por país, o que simplifica a gestão sem perder as especificidades fiscais de cada mercado.
A mesma plataforma serve desde uma só loja a uma operação em dezenas de países. A empresa integrou-a até com os seus próprios sistemas para gerir o ponto de venda, os produtos e os preços de forma centralizada. Para uma PME em expansão internacional, isto representa uma vantagem estrutural: à medida que o negócio cresce, o Odoo não fica obsoleto.
Próximos passos
O plano da The Coffee passa por adotar a versão Enterprise do Odoo em cada novo país, automatizar a faturação dos franqueados e reforçar as integrações bancárias, tirando partido da API nativa do Odoo com a Revolut, disponível a partir da versão 18.
Feedback
Se o seu negócio está a crescer mais depressa do que os seus sistemas conseguem acompanhar, talvez tenha chegado o momento de se questionar: quanto tempo (e quantas horas de trabalho) está a perder com processos que já deveriam estar centralizados numa única plataforma?
Identifica-se com os desafios enfrentados pela The Coffee — crescimento em vários países, lançamentos de contabilidade que tinham que ser feitos em duplicado e falta de localização fiscal —, o primeiro passo é simples: marque uma reunião com a nossa equipa.
Se preferir conhecer todos os detalhes primeiro, leia a história completa.
40 horas por mês com o Odoo.
Perguntas frequentes
Por que razão é que a The Coffee mudou do Odoo Community para o Odoo Enterprise?
A operação cresceu para abranger dezenas de países e a versão Community não oferecia uma localização fiscal dedicada para mercados como o Brasil ou os países europeus onde a marca está presente. A versão Enterprise, com o apoio da ThinkOpen, resolve esta questão sem ser necessário ter uma equipa interna de software.
Em que consiste a "dupla contabilidade" que a The Coffee eliminou?
Consistia na necessidade de introduzir cada documento contabilístico duas vezes: uma no Odoo e outra numa ferramenta externa dedicada à área fiscal, devido à falta de uma localização fiscal integrada. A eliminação deste processo permite poupar pelo menos 40 horas de trabalho por mês.
Como é que a ThinkOpen garante a conformidade fiscal portuguesa?
Através de uma localização fiscal portuguesa, com contabilidade certificada e integrada diretamente no Odoo, sem necessidade de software adicional.
A The Coffee gere todos os países a partir da mesma base de dados Odoo?
Atualmente, mantém cerca de 30 bases de dados Odoo ativas, ou seja, uma por país. A nível europeu, está a ser preparada a centralização numa única instância multipaís, com uma base de dados por país, de modo a simplificar a gestão sem comprometer as especificidades fiscais locais.
Que outras integrações está a The Coffee a explorar com o Odoo?
Um "dashboard" de contas a receber ligado a soluções de IA que bloqueiam automaticamente os pedidos dos franqueados em incumprimento e o reforço das integrações bancárias, incluindo a API nativa do Odoo com a Revolut, disponível a partir da versão 18.
O Odoo é uma solução viável para uma operação de franchising internacional?
Sim, o caso da The Coffee mostra que a mesma plataforma serve desde uma loja única até uma operação em dezenas de países, incluindo a integração com os seus próprios sistemas de ponto de venda, produtos e preços.
Como pode uma empresa saber se está pronta para migrar para a versão Enterprise do Odoo?
Normalmente, o ponto de partida é identificar processos manuais duplicados, falta de localização fiscal ou limitações de integração bancária, que são sinais de que a plataforma atual atingiu o seu limite natural. Uma conversa de diagnóstico com a ThinkOpen ajuda a identificar essas necessidades.
Ficha do Projeto
- Cliente: The Coffee
- Setor de Atividade: Food & Beverage · Retalho
- Dimensão: 180 lojas no Brasil e cerca de 60 na Europa; presença em cerca de 30 países (+40 em pipeline)
- Apps Implementadas: Contabilidade · Faturação · Financeiro · Produção/Manufatura · Inventário.
Sobre a ThinkOpen Solutions
A ThinkOpen Solutions é o primeiro parceiro oficial Odoo em Portugal, desde 2010, e integra o top 12 a nível mundial, num universo de mais de 6000 parceiros. A empresa é um Parceiro Odoo Gold, o que representa o nível máximo de parceria, sendo também o único membro português da BOP Alliance. É também responsável pelo módulo de faturação certificado pela AT (Autoridade Tributária e Aduaneira).
A empresa conta com 209 clientes e especialistas certificados nas versões v17, v18 e v19 do Odoo. Já implementou projetos com até 600 utilizadores e obteve a certificação Great Place to Work® para o período de 2025-2026.